Digitalisierung in einem Unternehmen: Vor- und Nachteile sowie Umsetzung des papierlosen Büros
Die Digitalisierung schreitet auch im deutschsprachigen Raum mit großen Schritten voran und ist längst auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen angekommen. Aber lohnt sich die Umstellung auf ein digitales Büro überhaupt und wie wird dieses Ziel am besten umgesetzt?
Vor- und Nachteile im Überblick: Lohnt sich der Schritt in die Digitalisierung?
Vorteile der Digitalisierung im Unternehmen
Grundsätzlich gilt: Wer mit dem aktuellen markt Schritt halten will, sollte das eigene Büro digitalisieren. Denn ein papierloses Büro spart nicht nur Ressourcen und schont damit die Umwelt, sondern ist in den meisten Fällen auch erheblich praktischer: Statt jedes Dokument immer ausdrucken und dem Kollegen faxen oder übergeben zu müssen, wird eine Mail in wenigen Minuten verschickt.
Dieser Verzicht auf Papier lohnt sich wieder aufgrund der enormen Platz- und Materialersparnis. Langfristig erweist sich der Umstieg auf digitale Arbeitsmittel somit als hervorragendes Mittel, um die Effizienz und die Produktivität im Unternehmen zu steigern und damit sogar den Umsatz zu erhöhen.
Mögliche Nachteile des papierlosen Büros
Als Nachteil der Digitalisierung können natürlich die Kosten für die Umstellung sowie der Zeitaufwand betrachtet werden. Allerdings sind viele technische Geräte mittlerweile gerade für Unternehmen recht kostengünstig zu erwerben. Um die Umstellung möglichst flüssig ablaufen zu lassen, muss der Einstieg in das papierlose Büro natürlich intensiv geplant werden.
So geht’s: Der Start in das papierlose Büro
Wer die Digitalisierung im Büro umsetzen möchte, sollte zunächst eine Bestandsaufnahme machen. Dabei wird geprüft, in welchen Bereichen wie viel Papier anfällt. Anschließend sollten alle bisherigen Dokumente digital gesichert werden – dafür gibt es zahlreiche digitale Archive.
Weiterhin muss geklärt werden, mit welchen Programmen und Anbietern das Unternehmen künftig im digitalen Bereich arbeiten möchte.
Die Auswahl ist hier immens: So müssen sich Unternehmen nicht nur zwischen iOS und Windows entscheiden, sondern auch für ein Programm, um die internen Aufgaben zu verteilen.
Selbst die Geschäftskonto funktioniert online: Durch Online-Kontoführung können Kontoauszüge digital erstellt sowie heruntergeladen werden.
Weiterhin gibt es Apps und Dienste unter anderem für digitale Notizen, Stundenzettel und Krankheitstage.
Außerdem muss geprüft werden, ob bestehenden Gerätschaften aussortiert werden müssen oder bleiben können. Das hängt zum Beispiel davon ab, ob etwa der vorhandene Drucker eine WLAN-Verbindung hat und ob eventuell schon digitale Arbeitsmedien wie Computer, Laptops und Tablets vorhanden sind. Auch hier gilt: Unternehmen sollten eingehend prüfen, welche Gerätschaften sie brauchen, und die passenden Modelle – im Idealfall nach Absprache mit einem Experten – anschaffen.
Wenn diese Punkte geklärt sind, sollten die entsprechenden Programme und Geräte angeschafft werden. Dabei darf nicht vergessen werden, alle Mitarbeiter in die neuen Programme und Arbeitsabläufe einzuarbeiten. Insbesondere ältere Arbeitnehmer tun sich mit der Umstellung manchmal schwer und sollten geduldig eingearbeitet werden.
Fazit: Digitalisierung lohnt sich, aber Planung ist wichtig
Der Schritt in die Digitalisierung lohnt sich längst auch für kleine Unternehmen, denn sowohl die nötigen Programme als auch die anzuschaffende Technik ist selbst für Laien verständlich und erschwinglich zu haben. Essenziell für das papierlose Büro ist, dass die Umstellung nach einer intensiven Planungsphase vorgenommen wird, um den Übergang auch für die Mitarbeiter möglichst angenehm zu gestalten.
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