Erfolgreich und effizient arbeiten – So einfach geht´s – Unsere 3 Tipps!

Erfolgreich ist man dann, wenn man auch effizient arbeitet. Mit anderen Worten: weniger arbeiten und gleichzeitig erfolgreicher werden. Wie geht das? Der Unterschied liegt an der Effizienz am Arbeitsplatz. Das Verhältnis zwischen Input und Output wird als Effizienz bezeichnet. Damit ist das Erreichen eines Ziels in Anbetracht des dafür notwendigen Aufwands gemeint. Im unternehmerischen Sinn spricht man von der Wirtschaftlichkeit.

Erfolgreicher arbeiten mit der richtigen Organisation

Durch die Umsetzung einfacher Tipps und Ratschläge gelingt es Ihnen innerhalb kurzer Zeit, effizienter und damit auch erfolgreicher zu arbeiten. Wer kennt die Situation nicht? Im Büro klingelt ständig das Telefon, E-Mails müssen bearbeitet und Konferenzen vorbereitet werden. Für alle Aufgaben steht ein äußerst geringer zeitlicher Rahmen zur Verfügung und nebenbei wird noch von Ihnen erwartet, für den erkrankten Kollegen einzuspringen. Experten kennen den Arbeitsalltag in deutschen Büros und wissen, dass es nicht wirklich vorangeht, wenn man alle Forderungen gleichzeitig erfüllen will. Wer lernt, diese Effizienzfalle zu umgehen und seine Arbeit entsprechend strukturiert, arbeitet erfolgreicher.

Ordnung und System beginnt mit dem Aufräumen des Schreibtisches. In vielen Büros fehlt der Überblick, weil der Schreibtisch vollgestopft ist mit Aktenordnern, Notizzetteln, Fachbüchern und Papierstapeln. Räumen Sie deshalb erst einmal den Schreibtisch leer und stellen anschließend nur die Dinge dorthin, die Sie wirklich benötigen. Müssen die Ordner auf dem Tisch stehen? Auf einem Regal sind Unterlagen besser aufgehoben und bei Bedarf schnell erreichbar. Akten, die nicht ständig benötigt werden, können auch in einem Karton aufbewahrt werden. Erledigte Notizzettel werfen Sie am besten weg. Räumen Sie Ihren Schreibtisch täglich auf, dann behalten Sie immer die Übersicht und wissen, was Sie noch bearbeiten müssen.

Prioritäten setzen

Auch die virtuellen Ordner im E-Mail Postfach warten auf Bearbeitung. Ständig erreichen uns neue E-Mails, die beantwortet werden müssen. Markieren Sie wichtige E-Mails in Ihrem Postfach. So riskieren Sie nicht, etwas Wichtiges zu übersehen und arbeiten Ihre Aufgaben anhand deren Priorität ab. Mit einer Unternehmersoftware lässt sich Büroarbeit schnell und sicher erledigen. Weitere Informationen finden sich z.B. auf lexware.de. Gute Organisation im Büro spart Zeit und Kosten. Mehr zum Thema gibt es auf https://shop.lexware.de/lexware-financial-office-plus. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag, indem Sie sich folgende Fragen stellen: was muss ich heute erledigen? Dinge, die dringend erledigt werden müssen, besitzen eine hohe Priorität. Doch nicht alle Aufgaben müssen wirklich sofort bearbeitet werden.

Ordnen Sie jeder Aufgabe die entsprechende Priorität zu. Wann erledige ich welche Aufgabe? Mit einem Zeitplan geht die Arbeit leichter von der Hand. Planen Sie ein, bis wann Sie ein bestimmtes Projekt bearbeiten können und informieren Sie Ihre Kollegen oder Ihren Vorgesetzten darüber. Teilen Sie mit, dass Sie die Recherchearbeiten zu einem Thema bis Mittwoch um 16 Uhr abgeschlossen haben. Damit schaffen Sie sich einen Freiraum. Denn wissen alle Bescheid, wird Sie niemand telefonisch oder per E-Mail fragen, wann Sie das Projekt fertigstellen werden. Müssen Sie konzentriert arbeiten, schließen Sie die Bürotür. Planen Sie auch Pausen zwischendurch ein. Wenn Sie merken, dass Ihre Konzentration nachlässt, gehen Sie kurz vor die Tür oder holen sich einen Kaffee. Nach einer kurzen Arbeitsunterbrechung sind Sie wieder frisch und können sich Ihren Aufgaben widmen.

 

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