Gewinn- und Verlustrechnung: Was Unternehmer wissen müssen

Wer selbstständig ist, muss sich dementsprechend „selbst“ und „ständig“ um die Buchhaltung kümmern. Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, reichen Sie wie jeder andere Arbeitnehmer auch jährlich eine Einkommenssteuererklärung ein. Dabei gilt es, zahlreiche Formalitäten und Paragraphen zu beachten. Je nachdem, in welchem Bereich und in welchem Umfang Sie tätig sind, müssen Sie verschiedene Dokumente vervollständigen. Die zwei gängigsten Verfahren bei der Steuererklärung für Selbstständige sind die EÜR und die GuV. Wie sich die GuV von der EÜR unterscheidet, wer sie vorlegen muss und wie sie erstellt wird, erfahren Sie in diesem Artikel.

EÜR oder GuV?

Grundsätzlich haben alle Unternehmer die Pflicht, beim Finanzamt nachzuweisen, wieviel Gewinn Sie innerhalb eines Geschäftsjahres erwirtschaftet haben. Allerdings gibt es zwei verschiedene Methoden, den Gewinn zu ermitteln. Der einfachste Weg ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR. Diese beruht auf der simplen Formel

Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn.

Wie sich die jeweiligen Einnahmen und Ausgaben im Einzelnen zusammensetzen, können Sie in einem entsprechenden Online-Lexikon nachlesen. Die EÜR ist vergleichsweise überschaubar, da Sie lediglich die Summe Ihrer Brutto-Umsätze bzw. Ihrer Abzüge auflisten. Deshalb ist sie auch als einfache Buchführung bekannt. Allerdings reicht dieses Verfahren nicht für alle Betriebe aus. Generell dürfen sich folgende Berufsgruppen auf die EÜR beschränken:

  • Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind
  • Freiberufler

Größere Unternehmen, wie beispielsweise Kapital- und Personengesellschaften, sind zur Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) verpflichtet. Zu dieser Gruppe gehören Sie, wenn Ihre Firma

  • einen jährlichen Umsatz von mindestens 600.000€ und
  • einen jährlichen Gewinn von mindestens 60.000€

verzeichnet. Die GuV ist Teil der doppelten Buchführung. Doppelt bedeutet hier, dass Sie sämtliche Transaktionen sowohl auf den eigenen als auch auf den Gegenkonten protokollieren müssen. Daher ist dieses Verfahren mit einem erheblich größeren Aufwand verbunden.

Wozu dient die GuV?

Für viele Unternehmer stellt die Bilanzierung zum Jahresabschluss eher eine lästige Mehrarbeit dar. Jedoch bietet eine detaillierte Buchführung nicht nur für das Finanzamt Vorteile. Aus Unternehmersicht erfüllt die GuV zwei wichtige Zwecke, nämlich:

  • Qualitätskontrolle:

Indem Sie alle Geschäftsvorfälle aufzeichnen, können Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens genau nachvollziehen und auf Erfolge oder Rückschlage gezielt reagieren.

  • Transparenz:

Banken lassen sich nur auf eine Zusammenarbeit mit Unternehmen ein, die eine aussagekräftige Bilanz vorweisen können. Daher bildet die GuV eine wichtige Grundlage für mögliche Kredite oder Darlehen.

Wie funktioniert die GuV?

Das Handelsgesetzbuch (HGV) legt alle Vorgaben fest, nach denen Sie sich bei der Gewinn-und Verlustrechnung richten müssen. Dabei sollten Sie zwei wesentliche Kriterien beachten:

1.      Staffel- oder Kontoform

Allgemein gibt es zwei Möglichkeiten, die Jahresbilanz grafisch darzustellen. Die Kontoform liefert eine horizontale Gegenüberstellung von Erträgen auf der linken bzw. Ausgaben auf der rechten Seite. Dagegen errechnet man bei der Staffelform den Gewinn mithilfe einer vertikalen Auflistung. Man beginnt oben mit dem Brutto-Umsatz und subtrahiert von diesem in einer bestimmten Reihenfolge einzelne Ausgaben, bis ganz unten zuletzt der Netto-Gewinn steht.  Laut §275 HGB sind nur Kapitalgesellschaften verpflichtet, die Staffelform zu verwenden. Alle anderen Unternehmen haben die Wahl zwischen beiden Optionen.

2.      Gesamtkosten- oder Umsatzkostenverfahren

Während in den USA ausschließlich das Umsatzkostenverfahren (UKV) zulässig ist, können deutsche Unternehmer auch auf das Gesamtkostenverfahren (GKV) zurückgreifen. Das GKV berücksichtigt alle Kosten, die in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind, und zieht diese von den Erlösen aus demselben Zeitraum ab. Das Problem bei dieser Methode ist, dass die jeweiligen Kosten und Erlöse aus einer Periode oft nicht in direktem Zusammenhang stehen. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt herstellen und es erst im nächsten Jahr verkaufen, verteilen sich die Produktionsausgaben und Verkaufseinnahmen auf verschiedene Geschäftsperioden. Dadurch gestaltet sich das GKV aufwendiger, weil Sie nicht relevante Kosten im Nachhinein herausrechnen müssen. Deshalb bevorzugen deutsche Betriebe meist das UKV. Dieses Verfahren zieht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne nur die Ausgaben in Betracht, die für die jeweils verkauften Produkte oder Dienstleistungen entstanden sind.

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