Tipps rund um die Reisekostenabrechnung

Während einer Geschäftsreise fallen verschiedenste Kosten unter anderem für Übernachtung und Verpflegung an. Viele diese Business-Ausgaben sind erstattungsfähig. Dennoch wissen manche Geschäftsreisende wenig darüber, welche Rückerstattungs-Optionen bestehen. Für zusätzliche Unklarheiten sorgen außerdem Pauschalen und Richtlinien, deren Anwendung und Bedeutung vielen Businesstravellern nicht geläufig sind. Oft genügt es aber, einige Tipps zu beachten, damit es mit der Reisekostenabrechnung und der Geltendmachung, etwa von Übernachtungs- und Verpflegungskosten, klappt.

 

Welche Ausgaben zählen zu Reisekosten?

Unter dem Begriff der Reisekosten versteht man Aufwendungen, die aufgrund einer beruflich oder geschäftlich bedingten Auswärtstätigkeit entstehen. Sie können im In- und Ausland anfallen und umfassen insbesondere:

  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Fahrtkosten und
  • Kosten für Übernachtungen.

Geschäftsreisende in einem Anstellungsverhältnis erhalten solche Ausgaben meist von ihrem Arbeitgeber erstattet. Selbstständige hingegen müssen Reisekosten in ihrer Einnahmenüberschussrechnung beachten. Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit ist es aber oft schwer, alle relevanten Ausgaben richtig einzuordnen. Schließlich stellen sich in dieser Zeit vom richtigen Auftreten im Geschäftsalltag bis hin zu erfolgsversprechenden Marketing-Maßnahmen ohnehin schon genügend Fragen. 

Allerdings kann die richtige Einordnung von Reisekosten auch für Personen in einem Anstellungsverhältnis relevant sein. Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, sind sie nämlich in der Anlage N der Einkommenssteuererklärung geltend zu machen. So werden Reisekosten schlussendlich zumindest teilweise rückerstattet.

 

Wann können Reisekosten erstattet werden?

Im Rahmen der Reisekosten sind Ausgaben erstattungsfähig, die aufgrund einer vorübergehenden beruflichen Tätigkeit außerhalb des eigentlichen Wohn- bzw. Arbeitsortes anfallen. Eine Erstattungsfähigkeit besteht auch, wenn die berufliche Tätigkeit an wechselnden Orten stattfindet.

Das gilt jedoch nicht, wenn eine berufliche Tätigkeit für mehr als drei Monate an einem sich vom Arbeits- bzw. Wohnort abweichenden Ort ausgeführt wird. Dann ist der betreffende Einsatzort als regelmäßiger Arbeitsort anzusehen.

Fahrtkosten lassen sich pauschal oder über einen individuellen Kilometersatz abrechnen.

Tipps zur Abrechnung von Fahrtkosten

Das Reisekostenrecht wurde bereits in vielen Punkten vereinfacht, überarbeitet und ergänzt.
So gelten beispielsweise Pendlerpauschalen für die Fahrt von der eigenen Wohnung zur Arbeitsstätte. Außerdem lassen sich Hin- sowie Rückfahrten, Zwischenheimfahrten oder Fahrten zu einem Einsatzort als Fahrtkosten geltend machen. Diese Kosten können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Folgendes sollte außerdem Beachtung finden:

  • Nicht unerheblich ist es bei der Fahrtkostenabrechnung, welches Verkehrsmittel benutzt wird. Dienstwagen, Mietwagen, Flugzeug, Bus oder Bahn sind erstattungsfähig. Taxifahrten hingegen werden von Arbeitgebern meist nicht übernommen. Taxifahrten sind nämlich im Vergleich zu öffentlichen Verkehrsmitteln teurer sind.
  • Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen nutzen, führen häufig ein Fahrtenbuch. Zusätzlich müssen aber auch Belege über Tankkosten oder Mautgebühren gesammelt werden.
  • Wird ein eigener Wagen für Dienstreisen genutzt, ist das Führen eines Fahrtenbuchs optional, aber empfehlenswert. Damit private Fahrten genau von geschäftlichen Reisen trennbar sind, sollten darin nicht nur Datum und Reiseziel der Fahrt notiert werden. Auch die Route sowie der Zweck der Fahrt und der Kilometerstand bei Beginn und Ende der Reise sind einzutragen.
  • Um die realen Kosten der dienstlichen Fahrt anzugeben, kann ein individueller, fahrzeugabhängiger Kilometersatz gewählt werden. Das ist zwar aufwendig, spiegelt aber die realen Reisekosten wider. Zur Ermittlung des Satzes ist eine Fahrtenbuchführung für 12 Monaten erforderlich. Zudem sind alle sonstigen Kosten, die für den Wagen anfallen, zu notieren und zusammenzurechnen. Hierzu gehören beispielsweise Benzin, Steuern, Versicherungen, Garagenmiete und Abschreibungen. Die Gesamtsumme kann dann durch die pro Jahr gefahrenen Kilometer geteilt werden.
  • Die einfachste Art der Fahrtkostenabrechnung ist die Abrechnung anhand einer Kilometerpauschale. Allerdings berücksichtigt die Abrechnungsmethode nicht die exakten Kosten des Fahrzeugs. Jedoch lassen sich hierbei ohne weitere Belege 0,30 Euro je Fahrtkilometer von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte geltend machen.
  • Fahrräder können bei der Fahrtkostenberechnung nicht berücksichtigt werden. Bereits 2015 wurde die Fahrrad-Fahrtkostenpauschale gestrichen.

2020 werden die Pauschalen für Übernachtungs- und Verpflegungskosten erhöht.

 

Verpflegungsmehraufwand bei Reisen im Inland

Für Kaffee, Brötchen oder Pizza entstehen auf dienstlichen Reisen Extrakosten. Als Verpflegungsmehraufwand sind diese aber im Rahmen der Reisekostenabrechnung ersatzfähig. Hierfür sind bestimmte Pauschbeträge vorgesehen, die sich nach Reisedauer und Reiseland unterscheiden.

Prinzipiell greifen die Pauschalen stets, wenn Selbstständige oder Arbeitnehmer mehr als acht Stunden beruflich unterwegs sind. Im Inland gelten dann folgende Pauschbeträge bezüglich des Verpflegungsmehraufwands:

  • Bei beruflicher Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden sind 12 Euro zu veranschlagen.
  • Bei beruflicher Abwesenheit von mehr als 24 Stunden beträgt der Pauschalbetrag im Inland 24 Euro.

Zu beachten ist aber: Ab dem 01.01.2020 ändern sich die Pauschalbeträge zum Verpflegungskostenmehraufwand! Diese Änderung ist allerdings durchaus im Sinne von Geschäftsreisenden. Schließlich hat das Bundesministerium für Finanzen die geltenden Pauschalen überwiegend nach oben korrigiert. Für dienstliche Inlandsreisen sind ab 2020 daher Pauschalen von 14 Euro (statt 12 Euro) bzw. 28 Euro (statt 24 Euro) zu berechnen.

Jedoch gilt auch in Zusammenhang mit den Verpflegungspauschelen die sogenannte Drei-Monats-Regel: Dauert die dienstliche Reise länger als drei Monate, kann die Verpflegungspauschale nicht geltend gemacht werden! In diesen Fällen gilt der Aufenthaltsort als regelmäßiger Arbeitsort.

 

Verpflegungsmehraufwand bei Reisen ins Ausland

Wer bei seinen dienstlichen Reisen die deutschen Landesgrenzen überschreitet, profitiert von anderen Verpflegungspauschalen. Die Beträge, die der Arbeitgeber dabei lohnsteuerfrei ersetzen kann, variieren von Land zu Land. Zum 01.01.2020 wurden auch diese Pauschalbeträge vom Bundesfinanzministerium teilweise geändert und überwiegend erhöht.

 

Übernachtungskosten für In- und Auslands-Dienstreisen

Auch nachweisbare Übernachtungskosten sind als Reisekosten ersatzfähig. Innerhalb von 48 Monaten können sie bei Inlandsreisen in voller Höhe veranschlagt werden. Alternativ dazu ist für Inlands-Übernachtungen ohne weitere Kostennachweise auch ein Pauschbetrag von 20 Euro absetzbar.

Auslandsübernachtungen sind mit entsprechendem Kostennachweis ebenfalls voll absatzfähig. Überdies sind auch für Auslandsübernachtungen feste Pauschbeträge vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Diese unterscheiden sich jedoch stark nach dem Reiseland. Außerdem variieren sie in manchen Ländern sogar von Stadt zu Stadt.

Prinzipiell spiegeln die Pauschalen die anfallenden Kosten recht zuverlässig wider. So wird für Übernachtungen in Sydney etwa ein Pauschbetrag in Höhe von 186 Euro genannt. In Paris hingegen sind es 135 Euro, während für Rumänien (mit Ausnahme von Bukarest) eine Pauschale von 62 Euro vorgesehen ist.

 

 

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